O onboarding é o processo inicial pelo qual um novo colaborador se integra à cultura, aos valores e às rotinas operacionais de uma organização, mas, no contexto da segurança cibernética, esse procedimento assume um papel ainda mais estratégico.
A implantação de um programa robusto de onboarding de segurança da informação não se resume a entregar manuais ou guias de boas práticas; é a porta de entrada para garantir que cada membro da equipe compreenda profundamente as políticas, os controles e as responsabilidades que sustentam a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos ativos de informação da empresa.
Em um cenário em que ameaças evoluem a cada dia, essa etapa inicial pode significar, precisamente, a diferença entre uma postura reativa e uma postura proativa, apoiada nos princípios da norma ISO 27001.
Entendendo o processo e estruturação
Em primeiro lugar, é essencial entender que a segurança da informação não é responsabilidade exclusiva da área de TI ou de um comitê especializado: ela perpassa todas as funções e hierarquias da organização. Assim, ao conceber o onboarding, deve-se reconhecer que cada colaborador, seja ele um estagiário ou um executivo de alta direção, tem papel ativo na construção de um ambiente seguro.
Desde o primeiro dia, é fundamental que os novos funcionários participem de treinamentos que apresentem, de forma clara e objetiva, as políticas de segurança da empresa: classificação de dados, política de senhas, uso aceitável de recursos, diretrizes de acesso remoto e procedimentos para notificação de incidentes.
Esses treinamentos devem ser estruturados num formato que estimule a interação e a fixação dos conceitos de boas práticas de segurança da informação — por exemplo, através de simulações de phishing, quizzes de entendimento e estudos de casos reais — de modo a promover uma cultura de segurança participativa.
Adicionalmente, as instruções devem ir além do “o que” e abarcar o “por quê” de cada norma e prática. Quando o colaborador compreende as motivações por trás das diretrizes — seja para evitar vazamento de informações estratégicas, mitigar riscos financeiros ou preservar a reputação da empresa —, a adesão torna-se mais orgânica e consciente.
Esse entendimento contextualizado também auxilia na aplicação dos controles de acesso: os níveis de privilégios precisam ser alinhados ao princípio do menor privilégio, assegurando que cada usuário tenha apenas o mínimo necessário para desempenhar suas funções. No onboarding, é crucial demonstrar exemplos práticos de situações em que um acesso excessivo ou inadequado pode ocasionar riscos severos, como exfiltração de dados sensíveis ou invasões a sistemas críticos.
Pavimentando o caminho do compliance
Sob a ótica da norma ISO 27001, o processo de onboarding de segurança da informação se insere diretamente no requisito de conscientização e competência dos colaboradores, previsto no item 7.2 da norma.
A certificação ISO 27001 exige que a organização garanta competência apropriada de todas as pessoas que executam tarefas que afetem o SMSI (Sistema de Gestão de Segurança da Informação), com base em educação, treinamento ou experiência relevantes. Logo, um programa de onboarding bem-desenvolvido não apenas atende a esse requisito, mas também demonstra aos auditores que a organização leva a sério a capacitação e a conscientização como pilares de seu sistema de gestão.
É importante ressaltar que, durante as auditorias de certificação ISO 27001, os auditores costumam verificar evidências de que os novos colaboradores passaram por treinamentos iniciais adequados, que receberam instruções documentadas sobre políticas essenciais e que compreendem suas responsabilidades em casos de incidentes.
Assim, um onboarding deficitário, desarticulado ou genérico pode comprometer o resultado da auditoria, pois sugere falhas no controle de “competência, conscientização e treinamento” exigido pela norma. Ao contrário, um processo de onboarding bem-estruturado e eficiente aparece como um dos principais pontos de atenção para os avaliadores, revelando maturidade e comprometimento da organização com a conformidade regulatória.
Atingindo a excelência
Para atender a esse padrão de excelência, o onboarding deve ser comunicativo, ou seja, utilizar uma linguagem acessível e objetiva, evitando jargões técnicos não-contextualizados. A primeira apresentação, frequentemente conduzida pelo gestor imediato ou pelo responsável de segurança da informação, precisa equilibrar aprofundamento e concisão: transmitir políticas e processos sem saturar o colaborador com informações desnecessárias, mas oferecendo caminhos para consultas posteriores, como manuais digitais, vídeos explicativos ou sessões de “perguntas e respostas” agendadas.
Além disso, o programa deve ser adaptado para diferentes níveis hierárquicos: diretores e gerentes requerem informações sobre governança, riscos e estratégias de alto nível; analistas e técnicos requerem orientações detalhadas sobre procedimentos operacionais e uso de ferramentas; colaboradores com acessos privilegiados necessitam de treinamentos especializados, voltados para gestão de identidades e monitoramento de atividades.
Outro aspecto crucial do onboarding eficaz é o uso de métricas e indicadores para aferir resultados. É recomendável estabelecer, desde o princípio, KPIs como percentual de conclusão de treinamentos no prazo estipulado, taxa de acertos em testes de simulação de phishing e grau de confiança dos colaboradores em reportar incidentes.
Esses indicadores oferecem visibilidade sobre a adesão ao programa, permitindo ajustes contínuos e demonstração de melhoria contínua, princípio fundamental da norma ISO 27001. Durante a fase inicial, por exemplo, a equipe de segurança pode acompanhar se novos membros já ativaram autenticação multifator em suas contas, e reforçar imediata e individualmente, quando necessário, a importância dessa prática.
Educação contínua de alto engajamento
O onboarding também anuncia o início do acompanhamento pós-treinamento. Não basta apresentar políticas e procedimentos; é necessário promover reforços periódicos, como microlearning, newsletters de segurança e reuniões de alinhamento com líderes de equipe. Esse ciclo de “treinar, medir e reforçar” sustenta a cultura organizacional e impede que o conhecimento se torne obsoleto ou, pior, seja esquecido.
Ao demonstrar aos auditores que existe um processo documentado de reciclagem de conhecimentos e uma frequência definida para atualização de conteúdos — conforme exigido pelo item 9.3 de análise crítica pela direção —, a organização reforça sua aderência às melhores práticas da ISO 27001.
A implementação prática de um onboarding de segurança eficaz pode envolver diversas tecnologias de suporte: plataformas de Learning Management System (LMS) para controle de acesso a cursos e relatórios de desempenho; automação de workflows para liberação de acessos somente após a verificação de treinamento; e ferramentas de identidade e acesso (IAM) que vinculam a concessão de privilégios à conclusão de módulos obrigatórios.
Tais mecanismos dão transparência ao processo e evidências concretas para fins de auditoria, demonstrando que o acesso a sistemas críticos está condicionado ao cumprimento de pré-requisitos de treinamento e aceitação de termos de responsabilidade.
Além disso, é fundamental estabelecer, desde o onboarding, a cultura de reporte de incidentes sem medo de retaliação. A política de tratamento de incidentes deve ser clara: qualquer colaborador que identifique comportamentos suspeitos — como tentativas de phishing, acessos não-autorizados ou dispositivos perdidos — tem o canal oficial para comunicação imediata.
A confiança para reportar é construída quando, no onboarding, são apresentados cases de resposta a incidentes e exemplos de como a atuação rápida de um colaborador pode mitigar danos e preservar a organização. Esse contexto fortalece o conceito de “defesa em profundidade” e alinha o colaborador ao compromisso global de segurança.
O conjunto leva à perfeição
Do ponto de vista do auditor ISO 27001, todos esses elementos são observados em conjunto: a documentação — políticas, registros de treinamento, evidências de conclusão, relatórios de eficácia — e sua aplicação prática no dia a dia. A ISO 27001 reconhece que a segurança da informação é tanto técnica quanto humana; por isso, valoriza processos sistemáticos de integração e capacitação.
Um onboarding negligente ou superficial, que não diferencie níveis hierárquicos, não mensure resultados ou não use evidências automatizadas, lança dúvidas sobre a efetividade do SMSI. Já um onboarding que conjugue clareza de comunicação, adaptação a diferentes perfis, uso de tecnologia e métricas consistentes gera confiança no auditor e fortalece a certificação.
Em síntese, o onboarding de segurança da informação é a avenida pela qual a cultura de proteção se espalha pela organização. Por meio de treinamentos interativos, instruções claras e um acompanhamento contínuo, o colaborador não apenas adquire conhecimento, mas também incorpora a visão de que a segurança é responsabilidade de todos.
Quando esse processo é planejado de forma comunicativa e escalonada — adaptando-se a diferentes níveis de acesso e cargos —, ele se transforma num dos principais indicadores de conformidade para o auditor ISO 27001. A conformidade regulatória, portanto, não se resume a controles técnicos, mas se sustenta em processos bem-definidos que envolvem pessoas, tecnologia e cultura.
O onboarding, quando bem-executado, é a pedra fundamental desse alicerce, assegurando que cada nova entrada na organização seja também uma nova oportunidade de reforçar a postura de segurança e o compromisso com a integridade dos ativos de informação.
